Caso você tenha realizado a contratação da empresa parceira Contraktor para gestão dos seus contratos digitais, e queira saber quais são os passos para realizar a ativação dos contratos em seu ambiente, você veio ao local certo! Nesta documentação, iremos abordar todas as etapas necessárias para utilização deste modelo de assinatura.
Dica: Caso o seu ambiente CRM já esteja integrado com a Contraktor e seja necessário apenas a configuração de um novo modelo de contrato, sugerimos iniciar a partir da 3ª etapa desta documentação.
1ª Etapa: Realizar a liberação do Token.
A liberação de um ambiente para o gerenciamento de contratos utilizando a integração CONTRAKTOR / CRM, está condicionada a vinculação de um token à um e-mail válido. Este e-mail poderá ser de qualquer domínio (Ex.: Outlook, Gmail, Yahoo...) e é disponibilizado pela IES.
Recomendamos que seja uma caixa de e-mail específica para operacionalização dos contratos.
Como realizar esta liberação?
1. Enviar um e-mail com os dados abaixo para a responsável da Contraktor Cintia Santana <[email protected]> e para o [email protected], informando sobre o interesse da configuração do serviço de assinatura de contratos.
Nome da IES;
Logo da IES: A logo serve para fornecer uma identidade visual no e-mail de solicitação da assinatura do contrato. Não existe tamanho específico.
Modelo De contrato a ser utilizado: Encaminhar anexo do documento com o modelo contrato. O primeiro modelo de contrato é realizado com o auxílio da Contraktor.
E-mail que será utilizado para vinculação do token.
2. Após este envio, o responsável da Contraktor enviará um e-mail com convite para ativação da conta no e-mail que foi informado.
3. Depois que a conta estiver ativa, a Contraktor vinculará um token a ela, e irá informá-lo ao cliente responsável pela configuração para associação dele no CRM.
2ª Etapa: Vincular o Token ao CRM.
Em posse do token, será necessário configurá-lo na entidade CRM Educacional para ocorrer a integração entre as duas interfaces CRM/Contraktor.
Importante!
Todo o acesso ao CRM, bem como modificações de qualquer natureza relacionadas as entidades que serão descritas nesta documentação, necessitam que o usuário possua direito de acesso para tal.
Como realizar esta configuração?
No menu lateral esquerdo, clique em Administração e em seguida, clique em Configurações.
Abra o registro da sua Instituição.
2. Mude a aba para Captação, localize a seção de Contrato Online e realize o preenchimento dos dados a seguir:
Integração contrato: Campo que seta a integração utilizada, neste caso, Contraktor;
URL API Contraktor: Preencher este campo com o valor -> https://api-v3.contraktor.com.br/api
Token Contraktor: Preencher este campo o token liberado na etapa anterior.
Após esta configuração, os requisitos de integração foram atendidos.
3ª Etapa: Criar modelo de Contrato
Neste ponto, será necessário acessar a plataforma da Contraktor com o usuário que foi configurado na 1ª etapa para criação do modelo do documento. Além disso, você poderá contar com o suporte da Contraktor para realizar a configuração do seu primeiro modelo.
Como realizar esta configuração?
1. No ambiente da Contraktor, ir na aba de Modelos e clicar na opção de Novo Modelo:
2. Preencher o campo título com o nome do modelo, preencher a Descrição (Caso deseje) e em seguida clicar em Criar Modelo:
Resultado:
Após a conclusão destes passos, já será possível realizar a inserção das cláusulas que irão compor o contrato neste modelo.
4ª Etapa: Inserindo campos dinâmicos no modelo de contrato.
A principal funcionalidade dos campos dinâmicos, é permitir uma personalização dos contratos com os dados do lead. Estas informações são integradas no momento da criação do contrato na ficha de inscrição, porém não são todos os campos que são passíveis desta configuração.
Atenção!!
1. Qualquer grafia diferente do tagueamento citado abaixo, não poderá ser configurado via integração.
2. O campo etapa_periodo_ingresso só pode ser utilizado em contratos do tipo pré-matrícula.
| Nome do Campo | Tag | |
| Campos do lead | Nome completo do lead: | nome_completo |
| CPF: | cpf | |
| E-mail: | ||
| Telefone celular: | telefone_celular | |
| Rua: | endereco_rua | |
| Numero: | endereco_numero | |
| Complemento: | endereco_complemento | |
| Cep: | endereco_cep | |
| Bairro: | endereco_bairro | |
| Cidade: | endereco_cidade | |
| Estado: | endereco_estado | |
| País: | endereco_pais | |
| RG: | RG | |
| Descrição: | descricao | |
| Telefone Celular: | telefonema | |
| Responsável | Nome do responsável: | nome_responsavel |
| Tipo Responsável: | tipo_responsavel | |
| Data de Nascimento: | data_nascimento_responsavel | |
| CPF: | cpf_responsavel | |
| E-mail: | email_responsavel | |
| Dados do Curso | Curso: | oferta |
| Turno: | turno | |
| Unidade (Categoria de Oferta): | unidade | |
| Semestre Ofertado na oferta: | semestre | |
| Dados do Pagamento: Informações extraídas da oferta Valor da Mensalidade (campo valor da parcela) Quantidade de Parcelas (campo Quantidade de Parcelas) | Valor da mensalidade | valor_mensalidade |
| Quantidade de Parcelas | quantidade_parcelas | |
| Taxa de Matrícula | taxa_matricula | |
| Valor de Desconto | valor_desconto | |
| Inscrição do Candidato | Etapa/período de matrícula | etapa_periodo_ingresso |
Obs.: Os campos de tag telefone_celular e telefonema buscam valor do campo Telefone Celular do Lead.
Como realizar esta configuração?
1. Posicionar o cursor no local que deverá conter a informação e clique no ícone de adição de uma nova variável.
2. Clicar na opção Personalizado
3. Na tela seguinte, definir:
Tipo do campo: Texto Simples
Título: Preencher o campo somente com a "tag" do campo desejado.
Marcar as opções de 'preenchimento obrigatório' e 'permitir preenchimento via formulário'
4. Depois de realizar estas definições, clique no botão inserir.
Resultado:
Ao finalizar a customização, observe na URL do modelo o código do contrato, esta informação será importante para apontamento de qual modelo será utilizado na integração com a CRM, uma vez que a ferramenta possibilita a criação de diversos modelos de contrato.
5ª Etapa: Vinculando na CRM o modelo criado na Contraktor
Depois que se cria o modelo de contrato na Contraktor, será necessário vinculá-lo ao CRM através da entidade Assinatura de Contrato. Esta ação irá gerar um registro do tipo Pré-Matrícula ou Termo de Aceite que posteriormente será vinculado aos concursos da IES.
Como realizar esta configuração?
1. Primeiramente, será necessário adicionar a entidade Assinatura de Contrato no sitemap do aplicativo da organização.
Após isso, ao clicar em Adicionar Assinatura de Contrato, preencher os seguintes campos:
Utiliza Integração: Contraktor;
Nome: Nome do contrato;
Tipo de Contrato: Se o documento será utilizado para o termo de aceite (utilizado na tela de Dados) ou pré-matrícula (após convocação do candidato).
Utiliza Modelo de Contrato: SIM Se a instituição irá utilizar um modelo de contrato personalizado ou será um arquivo padrão;
Solicitar Assinatura: Para este campo é possível dois valores, somente lead e Instituição e lead.
Lead: Quando o campo solicitar assinatura assume este valor, somente o lead assina o contrato e não será necessário a assinatura do contrato por parte da IES, mas para este tipo de configuração, o contrato deverá ser registrado publicamente em cartório. (Sugerimos procurar o jurídico da IES)
Instituição e Lead: Quando o campo assumir este valor, para que o contrato se torne vigente será necessário a assinatura do contrato por parte da IES e do Lead.
Preencher o campo Código Arquivo: Obtém-se o código do modelo na URL do contrato;
Nome Responsável: Pessoa responsável pela assinatura do contrato por parte do cliente (Poderá ser usado o nome de um setor);
E-mail do Responsável: E-mail do responsável pela assinatura do contrato;
Código Responsável: Preenchido automaticamente assim que é realizado o salvamento das informações;
Razão Social: Nome da instituição ou sua razão social para ser enviada ao parceiro;
CNPJ da Instituição: Utilizado para cadastro da Pessoa Jurídica no parceiro;
Código PJ: Preenchido automaticamente assim que realizado o salvamento das informações.
Os campos de Código Responsável e Código PJ serão preenchidos automaticamente após retorno da API da Contraktor; Caso não sejam criados estes códigos, acionar o fluxo padrão do CRM (CRM Educacional :: Criar/Atualizar Dados Responsável PJ).
6ª Etapa: Verificação dos campos necessários para a integração nas entidades Lead, Concurso e Inscrição.
Para o correto funcionamento da integração, é necessário que alguns campos das entidades concurso, inscrição e lead estejam inseridos nos formulários que a IES utiliza. Por padrão, os campos já estão inseridos nativamente nos formulários da CRM, mas caso o cliente utilize outros formulários personalizados, será necessário inseri-los.
Se você não souber como realizar este procedimento, clique aqui para acessar a documentação que aborda o tema.
Inserir no formulário do CONCURSO, os seguintes campos:
Utilizar Contrato Online
Integração contrato online
Assinatura Obrigatória
Tipo Contrato
Termo de Aceite
Pré-Matrícula
Mensagem Aviso Assinatura Contrato
Mensagem Assinatura Contrato Pendente
Mensagem Assinatura Pré-matrícula Obrigatória
Inserir no formulário do LEAD, o seguinte campo:
Código Pessoa Física Contrato
Inserir no formulário da INSCRIÇÃO DO CANDIDATO, os seguintes campos:
Código Contrato Termo de Aceite;
Código Contrato Pré-Matrícula;
Situação Contrato Termo de Aceite;
Situação Contrato Pré-Matrícula;
URL Termo Aceite;
URL Pré-Matrícula.
7ª Etapa: Vinculando o contrato no concurso.
Esta é a última etapa para liberação dos contratos, que seria apontar no concurso qual é o registro da entidade assinatura do contrato que será utilizado.
Como realizar esta configuração?
1. Acessar o concurso desejado dentro do CRM;
2. Preencher os campos:
Utilizar Contrato Online: Sim
Integração contrato online: Contraktor;
Assinatura Obrigatória: caso seja a intenção da IES;
Tipo Contrato: Setar o mesmo que foi criado na assinatura. Caso o tipo de contrato seja o Termo de Aceite ou Pré-Matrícula, selecionar nos campos ‘Termo de Aceite’ e ‘Pré-Matrícula’ o modelo a ser utilizado nos envios respectivos. Selecionando a opção de ‘Ambos’, preencher os dois campos.
Termo de Aceite
Pré-Matrícula
Mensagem Aviso Assinatura Contrato
Mensagem Assinatura Contrato Pendente
Mensagem Assinatura Pré-matrícula Obrigatória
3. Após o preenchimento dos campos, basta clicar em salvar no concurso e reiniciar o cache.
Obs.: Existe a funcionalidade do responsável financeiro no contrato. (Geralmente utilizado quando o lead é menor de idade). Para que as informações relacionadas ao responsável sejam enviadas, será necessário que o campo Responsável Financeiro na Segunda Etapa esteja marcado como Sim.
Atenção!
É importante lembrar que o responsável financeiro é diferente do responsável legal (LGPD).
Após fazer a vinculação, não se esqueça de clicar em 'Salvar' e, em seguida, reiniciar o cache do concurso para que as configurações que você fez sejam aplicadas.
Lembre-se de que não é possível criar um contrato através da Modalidade ou Linha de Negócios, somente por meio de concurso e oferta. Se você quiser saber mais sobre como criar seu contrato usando a oferta, você pode acessar a documentação em https://atendimento.crmeducacional.com/documentacao/base-conhecimento/artigos/KA-01541/pt-br.
Depois de seguir todos os passos, você estará pronto para usar o contrato no seu concurso.
Assinatura do contrato
Se você desejar, existe a opção de três assinaturas no contrato, sendo, uma da Instituição de Ensino, uma do Aluno e outra do Responsável Financeiro, podendo este ser Pessoa Física ou Pessoa Jurídica.
Se o responsável financeiro for pessoa jurídica (PJ), é essencial vincular um CPF (pessoa física) ao participante (pessoa jurídica). Esse vínculo deve ser feito no campo "CPF do representante legal".
Veja alguns cenários:
1. Maioridade do Candidato:
Se o candidato for maior de idade, não será necessário gerar um contrato com as três assinaturas (candidato, responsável financeiro e instituição). Isso ocorre porque temos um fluxo automatizado que verifica a maioridade do candidato e, se ele for maior de idade, o contrato é enviado antes mesmo de coletarmos as informações do responsável financeiro.
2. Configuração do Concurso:
Existe uma forma de contornar essa situação. Você pode configurar o contrato para pós-pagamento nas configurações do concurso. Isso significa que o pagamento só será habilitado após o envio dos dados necessários.
3. Responsável Financeiro é o Próprio Aluno:
Quando o responsável financeiro for o próprio aluno, também não será gerada uma terceira assinatura. Esse é um ajuste automático do sistema para facilitar o processo.
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