Wakeme PRO :: Procedimentos de exclusões no Wakeme PRO 365

Modificado em Qua, 19 Mar na (o) 9:45 AM

Introdução

Este documento tem como objetivo orientar sua instituição no processo de administração de dados em seu Wakeme PRO 365 CRM, com o objetivo de liberar espaço em seu banco de dados, arquivo e log.

* Ressaltamos que as imagens são meramente ilustrativas. O período de datas a ser utilizado nas exclusões deverá ser verificado com o tomador de decisão e/ou gerente da área que utiliza o CRM Educacional.
* Como se trata de procedimentos de exclusão de registros, a CRM Educacional aconselha que você realize o backup antes de realizar as exclusões.

Como realizar backup

Para a realização do backup, você deverá utilizar a ferramenta de Localização Avançada e exportar os dados que serão excluídos para Excel, aplicando os mesmos filtros que serão utilizados na área de Exclusão em Massa. Sugerimos que todas as colunas sejam inseridas na Localização Avançada, a fim de manter uma fonte de pesquisa futura, caso seja necessário.

Importante: Aconselhamos adicionar o máximo de informações importantes possível no momento da realização do backup, antes de excluir os dados.
É responsabilidade da sua instituição realizar o backup desses dados, caso seja de interesse manter esses registros para posterior consulta. A CRM Educacional não realizará nenhum trabalho de backup.

Exclusão de dados

O processo de exclusão de dados é realizado por meio da ferramenta de Exclusão em Massa de Registros. Segue um exemplo fim de como realizar exclusão em massa no Wakeme PRO 365 CRM: 

1. Selecione a entidade/tabela que você irá apagar dados;
2. Você pode utilizar uma exibição salva para filtrar os dados que serão exluídos

3. Selecione os campos que você deseja filtrar para encontrar os registros que deseja excluir;
4. Antes de avançar para a próxima etapa, sempre recomendamos que clique no botão de “Visualizar Registros” para verificar os registros que deseja excluir.

1. Dê um nome para sua exclusão em massa. Aconselhamos atribuir um nome amigável, que condiz com a entidade e o momento da exclusão. De qualquer forma, é possível abrir o registro de exclusão a qualquer momento, e visualizar qual foi a entidade e os filtros utilizados para realizar exclusão;
2. Você pode agendar um horário para realizar a exclusão em massa. Aconselhamos a realizar exclusões em horários de menor uso do CRM em sua instituição, como de noite ou de madrugada;
3. O Wakeme PRO nos permite que este trabalho seja recorrente, sendo assim, você pode configurar para que esta exclusão aconteça novamente depois de 7, 30, 90, 180 e 365 dias;
4. Se marcar o checkbox de envio de e-mail, quando o trabalho de Exclusão em Massa for concluído, o Wakeme PRO 365 CRM irá enviar um e-mail para o proprietário da exclusão. É possível inserir outros usuários para que estes também receba a notificação via e-mail.

Esta tela é uma revisão dos detalhes da Exclusão em Massa. Após revisar, clique no botão de Enviar. Após isto, será criado um trabalho de exclusão em massa de registros nesta mesma tela e você pode acompanhar em tempo real a exclusão acontecer.

Exclusão de Log Genérico

A entidade/tabela chamada Log Genérico foi descontinuada e os dados de log do sistema ficam armazenados em outro local. Com isso, você pode prosseguir com a exclusão de todos os registros desta entidade, mas antes é fundamental desabilitar a Auditoria desta entidade (caso esteja habilitada).

Desabilitar auditória da entidade Log Genérico

Clique na setinha ao lado de Entidades para que expanda e apareça todas as entidades existentes no Wakeme PRO 365.

Clique sobre o nome Log Genérico.

Após desmarcar as opções citadas no print acima, a entidade não irá gerar mais logs. Desta forma, você está apto a realizar a exclusão de dados desta entidade/tabela.

Realizar a exclusão dos registros de Log Genérico

Como já falamos acima, a entidade Log Genérico foi descontinuada pela CRM Educacional e com isso, todos os registros podem ser excluídos, liberando espaço de banco de dados em seu ambiente Wakeme PRO 365 CRM. Não é necessário colocar nenhum filtro, pois todos os registros desta entidade serão excluídos.

Exclusão de logs de Fluxos de Trabalho com Falhas

Este procedimento tem como objetivo realizar a exclusão do log de Fluxos de Trabalho com o status igual a Falha, ou seja, todos os fluxos que obtiveram falha em seu processo de execução.

Excluindo os registros desta entidade, você estará liberando espaço nas tabelas AsyncOperationBase (Banco de Dados), AsyncOperation (Arquivo) e WorkFlowLogBase (Banco de Dados).

Exclusão de logs de Fluxo de Trabalho com Êxito (períodos anteriores a x meses)

Aconselhamos que realize a exclusão de todos os fluxos de trabalho com razão do status igual a “com êxito” a partir de um período anteriores a três meses.
No primeiro filtro de Data de Criação foi utilizado a data de 01/01/2010 como forma de segurança para pegar registros desde o início em que o Wakeme PRO começou a ser operacional em sua instituição. Lembrando que as datas utilizadas são ilustrativas e deverá ser verificado com o tomador de decisão/gerente da área qual a data que será abordada na exclusão.

Excluindo os registros desta entidade, você estará liberando espaço nas tabelas AsyncOperationBase (Banco de Dados), AsyncOperation (Arquivo) WorkFlowLogBase (Banco de Dados).

Exclusão de Telefonemas Cancelados (períodos anteriores a x meses)

Aconselhamos que realize a exclusão de todos telefonemas com o Status da Atividade cancelado a partir de um período anteriores a três meses.
No primeiro filtro de Data de Criação foi utilizado a data de 01/01/2010 como forma de segurança para pegar registros desde o início em que o Wakeme PRO começou a ser operacional em sua instituição. Lembrando que as datas utilizadas são ilustrativas e deverá ser verificado com o tomador de decisão/gerente da área qual a data que será abordada na exclusão.

Excluindo os registros desta entidade, você estará liberando espaço na tabela ActivityPointerBase (Banco de Dados) e ActivityPartyBase (Banco de Dados).

Exclusão de anotações com anexo (períodos anteriores a x meses)

Aconselhamos que realize a exclusão de anotações que contém anexo maior que 0 bytes de intakes passados. Este processo irá excluir documentos anexados nas inscrições dos candidatos, por isso é importante apagar somente registros de campanhas de captação anteriores, garantindo que todos os registros das campanhas atuais continuem disponíveis.
No primeiro filtro de Data de Criação foi utilizado a data de 01/01/2010 como forma de segurança para pegar registros desde o início em que o Wakeme PRO começou a ser operacional em sua instituição. Lembrando que as datas utilizadas são ilustrativas e deverá ser verificado com o tomador de decisão/gerente da área qual a data que será abordada na exclusão.

*OBS.: Verifique se não existe Fluxo de Trabalho na entidade Observação para ser acionado assim que um anexo for excluído, pois se tiver um fluxo desta maneira, ao excluir um anexo, será executado um fluxo de trabalho, ou seja, irá gerar log de fluxo de trabalho e consequentemente irá aumentar as tabelas de AsyncOperationBase a AsyncOperation.

Excluindo os registros desta entidade, você estará liberando espaço na tabela Attachment (Arquivo) e AnnotationBase (Arquivo).

Exclusão de arquivos importados - Trabalhos de Importação

São trabalhos que o Wakeme PRO cria para realizar as atualizações de Produto da CRM Educacional.
Aconselhamos que filtre por Progresso igual a 100, ou seja, somente trabalhos de importação que foram concluídos. Recomendamos também que seja excluído registros anteriores de três meses da data atual, para isto, utilize o filtro de Data de Criação Em ou Antes De.

Excluindo os registros desta entidade, você estará liberando espaço na tabela ImportJobBase (Banco de Dados).

Exclusão de E-mails que contém anexo

Será excluído e-mails que contém anexo maior que 0 bytes.
Aconselhamos a limitar a exclusão por se tratar de e-mails enviados tanto para Lead/Inscrição, para isto, utilize os filtros Data de Criação Em ou Depois de e Em ou Antes de. Lembrando que as datas utilizadas são ilustrativas e deverá ser verificado com o tomador de decisão/gerente da área qual a data que será abordada na exclusão.

Excluindo os registros desta entidade, você estará liberando espaço na tabela ActivityPointerBase (Banco de Dados), ActivityPartyBase (Banco de Dados), EmailHashBase (Banco de Dados) e Attachment (Arquivo).

Exclusão de histórico de e-mails onde o campo e-mail for vazio (e-mail foi deletado e o histórico não)

É uma entidade que armazena o histórico de e-mail enviado para um determinado registro no Wakeme PRO, ou seja, ela irá armazenar se o e-mail foi processado, se ele foi entregue, se ele foi aberto...
Neste caso, aconselhamos a realizar exclusão somente de Histórico de E-mail onde o campo E-mail esteja vazio, ou seja, o e-mail não existe mais no CRM, sendo assim, não é preciso ter o histórico de processamento do e-mail no Wakeme PRO.

Excluindo os registros desta entidade, você estará liberando espaço na tabela cad_historicodeemailBase (Banco de Dados).

Desabilitar auditoria da entidade Item da Fila

Você pode seguir o mesmo passo a passo que foi descrito na seção “Desabilitar auditória da entidade Log Genérico”.

Exclusão de logs de fluxo de trabalho que estão como Aguardando mas que estão com erro (ou seja, que não irão ser executados).

Cada instância de fluxo de trabalho em espera carrega uma sobrecarga de desempenho. Quanto mais instâncias de fluxo de trabalho em espera você tiver, mais recursos do servidor serão consumidos pelo Serviço de processamento assíncrono. Sendo assim, vamos ter duas melhorias fazendo este processo: você irá ganhar desempenho realizando esta exclusão e também irá diminuir algumas tabelas do seu banco de dados.

Excluindo os registros desta entidade, você estará liberando espaço nas tabelas AsyncOperationBase (Banco de Dados), AsyncOperation (Arquivo) e WorkFlowLogBase (Banco de Dados).

Exclusão de log de auditoria

A entidade Auditoria armazena todos os logs das entidades com esta função habilitada, ou seja, quando há alguma alteração, exclusão ou criação de registro, o log fica armazenado nesta entidade.

Acessando ‘Gerenciamento de Log de Auditoria’ vemos os lotes de logs que o Wakeme PRO gera para exclusão.
Aconselhamos que deixe apenas os últimos 6 meses de log disponível para consulta.

Excluindo os registros desta entidade, você estará liberando espaço na tabela AuditBase (Log).
Para realizar a exclusão destes logs, siga os passos abaixo:

Para excluir os lotes desejados basta selecionar o registro e clicar na opção de “Excluir Logs”.

Exclusão de SMS antigos

Será excluído SMS do Wakeme PRO 365 CRM.

Aconselhamos a limitar a exclusão por se tratar de SMS enviados tanto para Lead/Inscrição, para isto, utilize os filtros Data de Criação Em ou Depois de e Em ou Antes de. Lembrando que as datas utilizadas são ilustrativas e deverá ser verificado com o tomador de decisão/gerente da área qual a data que será abordada na exclusão.

Excluindo os registros desta entidade, você estará liberando espaço na tabela ActivityPointerBase (Banco de Dados), ActivityPartyBase (Banco de Dados).

Além disso veja o nosso conteúdo sobre como gerenciar a sua capacidade de armazenamento no Wakeme PRO e tudo que você precisa saber sobre capacidade de armazenamento clicando aqui.

Esta documentação foi atualizada em Junho 2022

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