Dicionário Wakeme PRO

Este dicionário foi criado para servir como uma referência prática para o seu cotidiano. Aqui, reunimos e explicamos alguns termos que são frequentemente mencionados nas operações e comunicações cotidianas, ajudando você a navegar com mais facilidade pelas funcionalidades do sistema e a entender melhor as práticas e processos do setor educacional. Este guia não apenas facilita o entendimento do vocabulário técnico, mas também aprimora o uso eficiente da plataforma, tornando a experiência de gestão ainda mais fluida e intuitiva 

Clique para acessar o Dicionário CRM Para Captação de Alunos!

A-

API - É uma sigla que vem do termo “Application Programming Interface”, que significa Interface de Programação de Aplicativos. Denomina o conjunto de rotinas e padrões de programação utilizados para permitir acesso aos registros de um aplicativo de

software ou plataforma baseado na Web.

Ação Prática: Realiza ações de buscas e inserção de dados no CRM, que podem ser utilizados em integrações.

API Genérica - É como denominamos a API da CRM Educacional que é utilizada para levar os dados do Wakeme - Captação de Alunos para outras ferramentas/sistemas.

Apuração Parcial - Ação de informar ao sistema a nota obtida pelo candidato, em uma determinada avaliação de processo

seletivo.

Ativo (Ligação ativa | Telefonema ativo) - É o contato telefônico realizado pela Instituição para os alunos, candidatos ou

prospects/leads.

Ausente - É o candidato que não compareceu a uma etapa obrigatória do processo seletivo, como por exemplo, o vestibular.

Azure - É uma plataforma, da Microsoft, destinada à execução de aplicativos e serviços, baseada nos conceitos da computação em nuvem.

Ação Prática: Armazena a ficha de inscrição.

B- 

Benchmark/ Benchmarking - Benchmark/ Benchmarking - O termo vem do inglês que significa comparação. O

benchmark é uma estratégia utilizada para estabelecer parâmetros sobre um produto já existente, ou para o destaque de

um novo produto e as suas vantagens. Ação prática: A CRM Educacional desenvolve benchmarking do mercado

educacional para sugerir novas estratégias e melhor utilização dos nossos produtos.

Bizagi Modeler - É um software gratuito que possibilita modelagem de processos de negócio, simplificando e facilitando o

mapeamento dos caminhos e ações de determinados trabalhos.

Ação Prática: Utilizado para desenhar o fluxograma da automatização da régua de comunicação.

Bot - Diminutivo de robot, também conhecido como Internet bot ou web robot/Chat bot. É um robô, em formato digital,

que tem a capacidade de receber e responder aos comandos de usuários, resultando em interações em tempo real.

Ação prática: Integração de chat bot com o CRM para responder dúvidas e direcionar o atendimento dos candidatos e

interessados.

C-

Calendário de Prova - É a funcionalidade do sistema que permite o registro do dia e horário para a realização da prova.

Permitindo que o candidato faça sua escolha no momento da inscrição.

Call Center (Central de Atendimento | Contact Center) - É a central de atendimento telefônico responsável por realizar

ligações ativas e receptivas aos candidatos, alunos e público em geral.

Campanha Rápida - É uma funcionalidade que permite a criação manual de atividades de e-mail, telefone e SMS

direcionadas a grupos específicos de contatos armazenados no CRM.

Campo - É o local que permite o armazenamento das informações de todos os registros criados.

Ação Prática: Armazena os dados fornecidos pelo candidato, como nome completo, CPF, entre outros.

Captação - É o processo de atrair alunos/leads para a Instituição. Um dos produtos oferecidos pela CRM Educacional é o

software de captação de alunos que auxilia na gestão e acompanhamento dos leads em toda as etapas do funil até sua

matrícula.

Case - É o relato da experiência do cliente e dos resultados que o mesmo obteve a partir do uso de um produto ou

serviço da empresa.

Categorias - É uma entidade na qual se cadastra o campus, unidade ou polo da Instituição de Ensino.

Chamada Automática | Classificação automática - É o processo realizado para apuração e classificação, de forma

automática e imediata, no ato da inscrição do candidato.

Ação Prática: Realiza a classificação automática para os processos seletivos, como por exemplo o Enem.

Classificação - É o processo realizado para classificação e divulgação dos resultados do vestibular.

Ação Prática: Disponibiliza notas, posição no ranking de classificação por curso/vagas e situação de cada candidato no

processo seletivo.

Classificado - É o candidato aprovado, de acordo com a nota que obteve no concurso, mas que aguarda a convocação de

acordo com a disponibilidade de vagas.

Ação Prática: Permite que o classificado seja colocado na lista de espera do vestibular, como a 2ª chamada.

Cliente Potencial (Lead | Interessado | Prospect) - É o nome dado ao possível candidato da Instituição. Este

possível candidato demonstrou algum interesse e forneceu seus dados principais como telefone e e-mail para que a

Instituição pudesse entrar em contato. Por exemplo, os contatos obtidos a partir de eventos, de inbound marketing

ou aqueles que tenham fornecido apenas as informações básicas na ficha de inscrição. Portanto estes Leads não

terão todos os dados obrigatórios da ficha de inscrição coletados. No Wakeme - Captação de Alunos, o

Interessado é também a “entidade mãe” criada a partir de uma inscrição e, neste caso possui todos os dados

obrigatórios coletados.

Concurso (Processo Seletivo) - É a entidade que armazena as informações e configurações de um processo seletivo,

como por exemplo Concurso de Enem, Transferência, entre outros.

Ação Prática: Possibilita a configuração da ficha de inscrição a partir da tela de cadastro de concurso e entidades

relacionadas, assim como todas as regras para a realização da inscrição.

Condições na Régua de Relacionamento - As condições da régua são as regras estabelecidas para iniciar o fluxo de

determinada ação ou ações de contato/comunicação com os candidatos.

Ação prática: A condição para que um e-mail de lembrete de finalização da inscrição, será 5 minutos (por exemplo) após

candidato se tornar uma inscrição incompleta no sistema. Portanto a condição de tempo irá gerar o gatilho de start ao

fluxo que enviará o e-mail.

Consultores (Código de consultor) - É o código de identificação de cada consultor responsável pela captação do lead/

inscrição.

Ação Prática: Permite que o consultor seja vinculado ao lead captado para maior controle da sua captação.

Contestação de Resultado de Prova - É o recurso que pode ou não ser disponibilizado pela instituição de ensino ao

candidato, através do login na ficha de inscrição, para contestar alguma questão da prova objetiva que ele discorde do

resultado.

Ação Prática: Permite que o aluno solicite a revisão do processo avaliativo.

Controle de Apuração - É o espaço que determina o local em que serão inseridas as regras de apuração da avaliação do

processo seletivo.

Ação Prática: Permite que a nota final seja inserida, de acordo com as regras pré-estabelecidas por concurso e como será

a distribuição das notas entre redação e objetiva.

Convocado - É o candidato que foi aprovado no processo seletivo, dentro do limite de vagas, e está apto a realizar

matrícula.

Critérios - É o nome dado a uma regra de avaliação do candidato, que determina a sua aprovação no processo seletivo.

Ação Prática: Permite estabelecer uma nota de corte.

CRM (Customer Relationship Management) - É um termo que significa Gestão de Relacionamento com o Cliente.

Ação prática: Na CRM Educacional, é o software desenvolvido para automatizar o relacionamento da instituição com os

alunos e interessados.

CRM4U - Universidade Corporativa da CRM Educacional.

Ação Prática: Disponibiliza videoaulas e materiais complementares sobre funcionalidades do CRM, além de conteúdo de

dicas e melhores práticas para a utilização da ferramenta.

Cupom de Desconto (Cupom) - É a funcionalidade que permite a instituição oferecer descontos ou isenção de taxa de

inscrição ou matrícula do candidato, seja através de cupons ou URL.

Ação Prática: Possibilita a inclusão do campo de desconto na ficha de inscrição.

Customer Success - Área do Sucesso do Cliente.

Ação Prática: Na CRM Educacional, assessora os clientes, com cuidado e proximidade, para que atinjam os seus resultados

de captação e permanência de alunos tendo excelente experiência com nossos produtos, serviços e equipe.

D-

Dashboards/ painéis/ gráficos/ relatórios - É um conjunto de informações utilizado para reportar dados no CRM para

análises de resultados, como indicadores de captação, sejam eles em forma de tabelas, gráficos ou painéis.

Ação Prática: Possibilita a análise da performance da captação.

Desclassificado (Reprovado) - É o candidato que não atendeu aos critérios de aprovação de determinado processo

seletivo.

Desistente - É o candidato que desistiu de dar continuidade ao seu processo de ingresso na instituição.

Discador Automático - É um sistema que realiza, de forma automática, ligações telefônicas para uma lista de números

previamente definidos.

Ação Prática: Direciona as chamadas que foram completadas para o atendente do call center.

E-

Entidade (Tabela) - É o nome técnico dado ao tipo de registo que é definido por um conjunto de informações

(campos). Ação Prática: Visualizar dentro da entidade Concurso, tipo de concurso, data de início, modalidade e assim por

diante.

Ação Prática: Visualizar dentro da entidade Concurso, tipo de concurso, data de início, modalidade e assim por diante.

Essencial - Termo utilizado para diferenciar o produto do modulo de captação que possui acesso as funcionalidades

essenciais para a captação de leads, com algumas particularidades de ações que podem

ser realizadas pela instituição.

F-

Fator de Avaliação - É a funcionalidade que você configura onde vai registrar os resultados obtidos pelo candidato no

processo seletivo. O fator de avaliação deve estar vinculado ao critério de avaliação de nota para que o resultado fique

salvo no sistema e na ficha de inscrição, após a apuração.

FETCH XML. Fetch XML - Tipo de arquivo utilizado para buscar dados no CRM através de uma API, como por exemplo, a

API de Localização Avançada. Este arquivo contém os dados de um registro do CRM e facilita a integração dos dados por

meio de seus parâmetros.

Ficha de Inscrição (Formulário de Inscrição) - É o link disponibilizado no site da instituição para que o candidato

preencha com seus dados para se inscrever no processo seletivo, como por exemplo Vestibular ou Pós-Graduação. Os

tipos de concurso que podem ser configurados são: concursos agendados, cursos livres, concursos tradicionais ou

transferência, pós-graduação, PROUNI e ENEM, concurso de medicina e diplomas em geral.

Filas - Funcionalidade que permite segmentar os telefonemas de uma instituição por assunto, por etapa no funil ou por

responsável.

Fórmula - É o campo do CRM de Captação de Alunos que permite ao usuário cadastrar uma fórmula, por concurso, oferta

ou critério a partir de um identificador das avaliações que foram feitas.

Ação prática: Cadastrar uma fórmula que dará o resultado da nota final do vestibular.

Formulário de Interesse (Formulário de Lead) - É o formulário digital para captação de leads. A CRM Educacional

disponibiliza um formulário padrão ou personalizado (avançado). Além disso, a Instituição tem a opção de desenvolver um

formulário próprio e integrá-lo ao CRM.

Ação prática: O formulário de captação de leads, pode ser disponibilizado no site ou blog da Instituição.

Funil de Captação de Alunos (Funil) - É a representação da jornada do candidato, que se inicia quando ele informa algum

dado básico para a instituição (como nome e e-mail) e se finaliza quando ele se torna um matriculado.

Ação Prática: Permite que se visualize a evolução do candidato no processo seletivo, como Lead >> Inscrito incompleto >>

Inscrito completo >> Aprovado >> Matrícula.

G-

Gabarito de Prova (Gabarito) - É o local onde se cadastra o gabarito oficial de determinada prova realizada

presencialmente na Instituição.

Gatilho - É a condição para o start de determinado fluxo na régua de relacionamento.

Ação prática: A condição de preenchimento da primeira etapa da ficha de inscrição, pode ser o gatilho para o envio do e-

mail de inscrição iniciada.

Grupo de Questões - São as regras definidas para o “peso” de cada questão e/ou matéria do processo seletivo. Como

por exemplo, as questões das provas objetivas do vestibular tradicional.

Go-Live - É o momento quando o produto ou serviço se encontra pronto para produção, ou seja, o projeto vai ganhar

vida, por isso o termo técnico “Go Live”.

Guideme - Permanência de alunos - É o produto da CRM Educacional com foco na prevenção da evasão e

relacionamento com os alunos.

Ação Prática: Cadastrar réguas automatizadas de comunicação com os alunos preditivos de evasão.

H-

Health Score - É uma métrica para você identificar como está a “saúde” do seu lead em um determinado período da

jornada do cliente.

Histórico de e-mails - Funcionalidade no CRM Educacional que permite, através de uma localização avançada, identificar

os resultados dos e-mails enviados.

Ação Prática: Identificar a quantidade de e-mails entregues dentro de um determinado período.

Histórico de Classificação - Armazena as informações sobre a classificação do processo de apuração realizado no

Wakeme - Captação de Alunos.

Ação Prática: Permite consultar as classificações, seja de forma geral ou de forma específica, como por ofertas.

Histórico de Provas - Armazena as provas que foram cadastradas no CRM.

Homologação - É a confirmação ou aprovação de algo solicitado por aqueles que solicitaram. Um concurso

homologado, por exemplo, é um concurso que foi aprovado pela equipe jurídica e administrativa de uma Instituição.

I-

IE - Instituição de Ensino.

IES - Instituição de Ensino Superior.

Inbound Marketing - É a estratégia de marketing com foco em atrair de forma voluntária clientes potenciais (gerar leads)

para a empresa, com base na criação e compartilhamento de conteúdo voltado para um público-alvo.

Inscrição - É o lead convertido em um registro vinculado a um determinado processo seletivo.

Inscrição Incompleta - É a inscrição em que o candidato iniciou, mas não completou o preenchimento de todos os

campos da ficha de inscrição.

Inscrição Isenta - É inscrição cujo valor foi bonificado pela instituição de ensino.

Inscrito - É o candidato que realizou a sua inscrição em um processo seletivo da instituição de ensino. No Wakeme -

Captação de Alunos, o candidato terá no campo “Situação no Concurso” igual a “Inscrito”, independente se todos os

dados foram devidamente enviados ou não, ou seja, independente se é uma inscrição completa ou incompleta.

Intake - É o período/ciclo/campanha de captação marcado pelo início das inscrições e termina com o encerramento de

matrículas para determinado período letivo.

J-

JavaScript - é uma linguagem de programação interpretada estruturada, de script em alto nível com tipagem dinâmica

fraca e multiparadigma. Permite a implementação itens complexos em páginas web.

JSON - É basicamente um formato leve de troca de informações/dados entre sistemas.

L-

Link (Hiperlink) - É o nome dado ao trecho de texto em destaque que ao ser receber um clique direciona o usuário para

um determinado site.

Ação Prática: Disponibilizar um hiperlink na ficha de inscrição.

Linha de negócios - É o nome dado ao registro que faz a segmentação do negócio da IES, seja por Unidade, Tipo de

Ingresso, Área de atuação, entre outros.

Ação Prática: Permite que faça filtros no dashboard de captação de alunos como: Eventos, Cursos de Extensão, Pós-

Graduação, Enem, etc.

Log (Log de dados) - É uma expressão utilizada para descrever o processo de registro de eventos relevantes num

sistema computacional.

Lote de apuração - É o local de importação dos gabaritos e provas dos candidatos para que a apuração final aconteça. É

onde a nota final será efetivamente calculada.

Ação Prática: Permite fazer a apuração do vestibular.

M-

Mala Direta - Permite que o remetente crie um lote de documentos personalizados para cada destinatário diferente. Ou

seja, um modelo de e-mail pode ter o nome do destinatário diferente a partir das configurações, por exemplo.

Marktel - É a empresa que possui uma ferramenta de envio de SMS em massa e possui integração com os softwares da

CRM Educacional.

Marketplace - É a loja de aplicativos para o CRM Educacional, através dela é possível instalar e configurar aplicativos no

produto.

Matriculado - É o candidato aprovado que realizou o processo completo de matrícula da Instituição.

Matriculados Oferta Diferente - São os inscritos que alteraram o curso ao realizar à matrícula.

Ação prática: Candidato se inscreveu em Administração e matricula-se no curso de Engenharia de Produção.

Member Get Member (MGM | Indique amigos) - É nome dado a funcionalidade do CRM Educacional que permite que o

candidato informe se algum aluno ou funcionário da instituição o indicou.

Ação Prática: Permite disponibilizar na ficha de inscrição o campo indicação.

Metas - São a junção de objetivos das quais a sua IE pretende alcançar.

Mídia Paga (Mídia) - É o anúncio pago para a exposição da marca, que visa aumentar o seu alcance e conquistar os

resultados desejados.

Ação Prática: Permite fazer anúncios pelo Google Adwords, Facebook Adwords.

Modalidade - Refere-se à forma como a instituição oferta seus cursos, ou seja, a modalidade de ensino. Exemplo EAD,

Presencial e semipresencial. No Wakeme - Captação de Alunos você cadastra a Modalidade na entidade

ofertas.

Modalidade de Referência - É o nome dado ao conjunto de critérios utilizados no processo de apuração do candidato.

N-

Notificações de WhatsApp: A Instituição de Ensino tem a possibilidade de encaminhar mensagens para o candidato

através do WhatsApp. Essas mensagens aparecem como notificação para aqueles que aceitaram receber.

NPS (Score de lealdade) - É um termo inglês, Net Promoter Score ou NPS, que significa Pontuação Líquida do Promotor. É

uma metodologia criada com o objetivo de mensurar o Grau de Lealdade dos Consumidores de qualquer tipo de empresa.

Ação Prática: Realizar Pesquisas de satisfação através do software da CRM Educacional.

O-

Ocorrências (Oc’s) - São os chamados abertos pelos usuários, internos ou externos, para solicitações, dúvidas, correção

de bugs ou melhorias do produto.

Oferta (Curso) - São os tipos de cursos segmentados por turno e categoria/campus ofertados dentro de cada processo

seletivo. Seja de Graduação, Pós-Graduação, Extensão, Mestrado ou Doutorado.

Ação Prática: Realizar o cadastro da oferta de Administração, turno manhã, campus Belo Horizonte.

Onboarding - Trata-se de um processo de integração de novos membros em uma empresa ou de um novo cliente ao

produto que a sua empresa adquiriu. Deste modo, o novo colaborador fica familiarizado a forma de trabalho da empresa e

o cliente fica familiarizado com a usabilidade do produto ou serviço.

P-

Pagamento - É o registro que armazena as informações referentes ao pagamento da inscrição ou matrícula do candidato.

Ação Prática: Registra se o pagamento foi via boleto, cartão ou caixa da IES.

Período Letivo (Semestre Letivo | Ano Letivo | Intake) - É o campo utilizado para determinar o período de captação de

determinado processo seletivo.

Pesquisa CEP - É uma funcionalidade nativa do CRM que preenche automaticamente dados de localização com base no

CEP digitado.

Ação Prática: Preenchimento de endereço na ficha de inscrição.

Portal do candidato - É o local em que o candidato acompanhará seu status no processo seletivo da Instituição.

Ação Prática: Login na ficha de inscrição.

Pré-Matriculados Oferta Diferente - São os inscritos que alteraram o curso na fase de pré-matrícula.

Ação prática: Candidato inscreve-se em jornalismo e muda seu curso para publicidade.

Pré-matriculado - É o candidato aprovado/convocado que deu andamento na sua matrícula, mas possui alguma

pendência. Este conceito varia de instituição para instituição, mas normalmente é o candidato que está em um processo

seletivo e realizou, por exemplo, o pagamento da taxa de matrícula, mas não assinou o contrato ou pagou, ou ainda aquele

candidato que assinou o contrato mas possui pendência sobre documentação e outras situações afins.

Ação prática: Fase do funil sinalizada no Dashboard de Captação de Alunos.

Q-

Querie - Uma das etapas que podem ser adicionadas no fluxo de trabalho para acionar um método que irá realizar uma

ação externa ao CRM. Como por exemplo, um método responsável por avisar o SGA do cliente que o candidato realizou o

pagamento de uma taxa no CRM.

R-

Regra de Negócio - É uma expressão que define o comportamento de algum item do sistema de acordo com uma

condição pré-estabelecida.

Régua de Relacionamento (Régua de Comunicação) - São as ações de comunicação da instituição com o candidato, de

forma automatizada.

Ação prática: Permite o disparo de e-mail, SMS e telefonemas de acordo com a etapa do funil de captação.

Requisições - Serviço oferecido pela CRM em que o cliente pode realizar pedidos de personalizações ou configurações

realizadas diretamente no seu ambiente.

Respostas de prova - É o local onde é feito a importação do gabarito do candidato referente à prova cadastrada no

grupo de questões.

Resultados de ligação: Utilizado para definir qual foi o resultado da ligação de um contato com o candidato através de um

telefonema, onde o operador consegue sinalizar se esta ligação resultou por exemplo, em uma matrícula, em uma

negociação com o candidato, em um reagendamento de telefonema, em um cancelamento de contato entre outras

opções que podem ser personalizadas pela instituição.

S-

Sendgrid - É a empresa que possui uma ferramenta de envio de e-mails em massa e possui integração com o Wakeme -

Captação de Alunos.

Serviço de Pagamento - É o gateway de pagamento de propriedade da CRM Educacional, onde é realizada uma

configuração no Wakeme - Captação de Alunos e permite ao candidato efetuar o pagamento de sua taxa de inscrição e

matrícula por meio de boleto bancário ou cartão.

Serviços Educacionais - São os cursos da instituição, sem as demais informações como turno, campus, etc.

SGA - Sistema de Gestão Acadêmico.

T-

Tipo do Concurso (Forma de ingresso) - São os tipos de processos seletivos disponíveis para o candidato ingressar na

Instituição.

Ação Prática: Permite o cadastro no CRM para que cada ficha de inscrição tenha suas particularidades conforme o tipo de

processo, como ENEM, Vestibular Tradicional, Agendado, entre outros.

Trabalho do Sistema | Fluxo de trabalho - É uma entidade que permite localizar todos os fluxos de trabalho que estão

programados e os que já foram executados.

Ação Prática: Utilizado na Régua de relacionamento e permite, por exemplo, a visualização dos fluxos de reagendamentos,

envios de telefonema, alterações no funil entre outros, para que a partir desta análise uma comunicação seja enviada.

U-

Unidade de negócio - Termo dado para a utilização do CRM para mais de um campus, polo, ou unidade da Instituição de

Ensino, na qual se pode restringir o acesso para cada uma delas.

Ação Prática: Muito utilizado para grupos educacionais, em que a matriz consegue ter acesso a todas as informações de

todas as unidades, mas cada unidade tem acesso apenas as informações relacionadas aos seus candidatos e processos

seletivos.

URL (Localizador Uniforme de Recurso) - Termo utilizado para se referir a algum endereço digital no qual se encontra

recursos informáticos.

Ação Prática: Link/endereço digital da ficha de inscrição.

V-

Valor da parcela - É o campo onde deve ser registrado o valor da mensalidade de cada curso ofertado pela instituição.

Ação prática: Este valor é mostrado no Dashborad de Captação de Alunos e no contrato digital.

W-

Webjob - É um ambiente de execução de processos que executa alguma ação sem comprometer as demais ações do

CRM. Por exemplo, ao processar a classificação de um candidato é enviado uma mensagem para o webjob executar a

ação paralelamente ao funcionamento do CRM.

Webservices - É uma solução utilizada na integração de sistemas e na comunicação entre aplicações diferentes e o CRM

Educacional.

Ação prática: Permite a integração do sistema CRM com vários sistemas integrados, como SGA.

Workflow - Refere-se ao fluxo de trabalho que pode ser adotado pela gestão de uma empresa a fim de aumentar a

eficiência de trabalho, além de melhoria contínua nos processos usados pelas equipes.