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Se você chegou até aqui é porque conhece o Sistema de Gestão Acadêmica Sophia e é ou está pensando em se tornar cliente deles, certo?
A boa notícia é que o Wakeme One possui integração nativa com o Sophia e este artigo é uma documentação muito útil para que você entenda como é o processo de integração entre as ferramentas.
O objetivo desta integração é fazer com que uma oportunidade do Wakeme One se transforme em um aluno e uma matrícula no Sophia e isso acontece apenas configurando um fluxo de automação no Wakeme One. A principal decisão que você precisa tomar é quando este fluxo será executado, ou seja, o momento que você quer que a oportunidade seja transformada em uma matrícula. Uma vez que esta matrícula seja criada no Sophia, você poderá seguir com os próximos passos por lá.
Um exemplo prático é configurar um fluxo que seja disparado
Quando uma oportunidade for para a fase de Matrícula. Desta forma, o fluxo será executado e a oportunidade será enviada automaticamente para o SGA Sophia.
Ou
Quando a oportunidade for marcada como ganha.
O que realmente importa é que você defina o "gatilho" e crie o fluxo dentro do Wakeme One!
Como os dados do seu Lead vão para o Sophia – do início ao fim
Agora que você já definiu em qual momento do seu fluxo que o Lead e o dependente serão enviados para o Sophia, vamos ver juntos como isso acontece na prática e quais cuidados você precisa ter no preenchimento das informações.
1. Cadastro do Lead no Wakeme One
O primeiro passo é cadastrar o Lead normalmente no Wakeme One.
Mas atenção: alguns campos são obrigatórios para o Sophia, mesmo que não sejam obrigatórios no Wakeme One. Eles precisam estar preenchidos para que a integração funcione sem erros.
Campos obrigatórios para o Sophia:
Nome
Sobrenome
CPF (mesmo não sendo obrigatório no Wakeme One)
Sexo (mesmo não sendo obrigatório no Wakeme One)
Data de nascimento
Endereço (logradouro e número)
Grau de Parentesco - Na aba Outros do Wakeme One, você precisará criar um campo adicional chamado Grau de Parentesco. Esse campo serve para indicar a relação do responsável com o aluno (pai, mãe, etc.).
2. Criação da Oportunidade
Depois de gravar o Lead, crie uma oportunidade para ele.
Ao criar a oportunidade, você precisará também:
Indicar para quem ela é (por exemplo, para o dependente).
Informar Nome, CPF e a data de nascimento do dependente.
3. Atenção aos nomes de curso, série e turno
Essa parte é muito importante:
O nome do curso, a série e o turno no Wakeme One devem ter a mesma descrição que no Sophia.
Por exemplo:
Se no Sophia o curso se chama “Ensino Infantil”, no Wakeme One também deve estar exatamente como “Ensino Infantil”.
O mesmo vale para série e turno.
Importante: O turno no Wakeme One envia apenas um código para o Sophia. Por isso, a descrição no Sophia precisa estar configurada de forma clara (ex.: manhã, tarde, noite, integral).
4. Envio para o Sophia
No seu fluxo de automação, você define o momento em que o Lead vai para o Sophia.
Exemplo: quando a oportunidade chegar ao status Matrícula, o registro é enviado automaticamente.
O que chega no Sophia:
Dados do responsável (nome, CPF, data de nascimento, endereço)
Dados do aluno (nome, CPF, data de nascimento, sexo*)
Curso, série e turno selecionados
ATENÇÃO: No caso de dependentes, se o sexo não for informado no Wakeme One, o sistema envia como “masculino” por padrão. Isso significa que a sua escola deve revisar e ajustar no Sophia, se necessário.
5. Escolhendo a Unidade correta
Se sua escola tiver mais de uma unidade, é preciso definir para qual delas o Lead será enviado. Essa informação está na rota de envio da integração que será inserida no Fluxo de Automação.
“Unidade 1” = código 1 na rota
“Unidade 2” = código 2 na rota
E assim por diante.
Dica: Caso a escola trabalhe com várias unidades, pode ser necessário criar fluxos de automação diferentes para cada uma.
6. Como acompanhar no Sophia
Quando o registro entra no Sophia, ele aparece no Relatório de Operações Realizadas com todas as ações feitas automaticamente:
Inclusão do responsável
Criação da família (vinculada ao responsável)
Inclusão do aluno
Inclusão do interesse (curso, série, turno)
No futuro, haverá um relatório específico para a integração, facilitando ainda mais o acompanhamento.
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