As Filas ajudam a organizar o atendimento e direcionar as atividades para os usuários e setores responsáveis. No Guideme Pro, você pode criar filas, configurar suas informações e definir quais usuários farão parte delas.
Cada setor da instituição pode ter sua própria fila, como por exemplo: Permanência, Financeiro, Secretaria Acadêmica ou Coordenação. Assim, as demandas podem passar pelos setores envolvidos até que o atendimento seja concluído.
Como funcionam as Filas no Guideme Pro?
O cenário abaixo é hipotético, apenas para te auxiliar a compreender o funcionamento do ambiente:
Imagine que um aluno entre em contato para solicitar o trancamento da matrícula e tenha parcelas em atraso. Para tentar evitar a evasão, a sua instituição pode precisar envolver diferentes setores na análise do caso.
O setor de Permanência pode iniciar o atendimento e encaminhar a demanda para o setor Financeiro, que avaliará alternativas, como um acordo ou uma bolsa. Se necessário, o processo também poderá passar pela Secretaria Acadêmica ou pela Coordenação do curso.
Esse encaminhamento interno acontece por meio de tarefas e fluxos de automação, que direcionam cada atividade para a fila do setor responsável.
Cada setor executa sua parte e, ao concluir a tarefa, o atendimento pode seguir para o próximo responsável, conforme o fluxo definido pela instituição.
Na prática: as Filas organizam as atividades de cada setor, enquanto as tarefas e os fluxos ajudam a movimentar as demandas entre as equipes.
Como vincular uma Fila a um setor?
Depois de criar a fila, você pode vinculá-la ao setor correspondente. Dessa forma, as atividades podem ser direcionadas para a fila do setor responsável, conforme os fluxos definidos pela instituição.
Para fazer esse vínculo, acesse o cadastro do setor e clique no botão Fila. Em seguida, selecione a fila que deseja relacionar ao setor.
Para saber como cadastrar e configurar um setor, consulte a documentação Como adicionar setores no Guideme PRO.
Como criar uma Fila?
Vamos criar uma fila? Siga os passos abaixo.
- No menu lateral, clique em Cadastros.
- Em seguida, clique em Filas.
- Clique em Adicionar Fila.
Ao iniciar o cadastro, você encontrará duas abas: Informações e Itens.
Importante: a aba Itens fica disponível somente depois que você preencher as informações da fila e clicar em Salvar.
Preencha as informações da Fila
Na aba Informações, preencha os campos abaixo:
- Nome: informe o nome que identificará a fila.
- Tipo: escolha se a fila será Particular ou Pública.
- Data de criação: preenchida automaticamente pelo sistema.
- E-mail de entrada: informe o endereço de e-mail utilizado para a fila.
- Descrição: explique a finalidade da fila ou como ela será utilizada.
- Membros: se a fila for particular, adicione os usuários do Guideme Pro que farão parte dela. Para isso, clique em Adicionar, pesquise os usuários desejados e selecione-os.
Depois de salvar a fila, você poderá adicionar ou excluir membros e pesquisar entre os membros existentes.
Quando terminar de preencher as informações, clique em Salvar, no canto superior direito da tela.
Pronto! A fila foi criada e a aba Itens ficará disponível.
Consulte os itens da Fila
Na aba Itens, você pode pesquisar os itens vinculados à fila.
Essa consulta ajuda a acompanhar as atividades associadas à fila e a organizar os itens relacionados ao atendimento daquele setor.
Assim, cada equipe pode consultar os itens direcionados à sua fila e dar andamento às atividades sob sua responsabilidade.
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