Como criar Atividades dentro do Wakeme One

Modificado em Sex, 26 Abr na (o) 3:23 PM

Criar atividades no Wakeme One é importante para aprofundar o relacionamento com os seus leads e conduzi-los na jornada em direção à matrícula em sua escola. Dentro do Wakeme One, é possível registrar atividades do tipo E-mail, Visita, Telefonema e SMS.

As atividades podem ser agendadas, quando vão ser realizadas em um período posterior à criação, ou mesmo ser cadastradas como o registro de um contato já realizado.

Dentro das atividades, você pode adicionar algumas anotações, tanto para servir de condução para uma conversa futura quanto para registrar informações importantes que possam enriquecer o histórico de um lead com a sua instituição de ensino.

Vamos entender como criar uma atividade? Existem algumas formas possíveis:

1) Criando “Nova Atividade” pelo menu “Atividades

No menu Atividades, clique em Nova atividade.

Primeiramente, você deve escolher se a atividade é do tipo E-mail, Visita, Telefonema ou SMS. Cada um dos tipos de atividade tem seus campos específicos e esse tópico será abordado um pouco mais a frente na documentação.
- Logo após, você deve selecionar na lista suspensa a qual unidade aquela atividade pertence. É importante selecionar atentamente, pois só poderão ser selecionados leads pertencentes à unidade indicada.
- O terceiro passo é indicar a qual lead àquela atividade está vinculado. Para isso, o lead já precisa estar registrado dentro do Wakeme One e ser pertencente à unidade selecionada.

A seguir, confira os campos a serem preenchidos para cada tipo de atividade:

Ligação

Você poderá selecionar um Modelo de Telefonema previamente cadastrado. Caso selecione, serão preenchidos automaticamente os campos de Unidade, Assunto, Data Ligação, Hora Ligação e Anotação seguindo a configuração do modelo selecionado.
Caso não selecione um Modelo, você deve inserir o Assunto da sua atividade de ligação para ajudar a identificá-la.

O campo Telefone é preenchido automaticamente com o telefone do lead selecionado e não pode ser editado dentro da atividade.

O status da atividade é criado como “aberto” e não pode ser editado durante a criação.

Sinalize se a atividade é do tipo Agendado. Em caso positivo, a atividade será inserida na Fila de Atividades, dentro da coluna do dia de sua execução.

Indique a data e a hora de execução da atividade:

Também devemos sinalizar a direção da atividade, ou seja, se é ativa (feita por parte da instituição para contatar o lead) ou receptiva (feita por parte do lead para contatar a instituição).

Caso a ligação não seja do tipo Agendado, um resultado deve ser selecionado.

Por fim, não se esqueça de registrar as anotações importantes no campo de anotações:

Visita

Após o preenchimento dos campos em comum, indique o tipo de visita dentre os previamente cadastrados no Wakeme One

O campo Telefone é preenchido automaticamente com o telefone do lead selecionado e não pode ser editado dentro da atividade.

Indique o Status da visita

Informe se a visita é agendada ou não:

Informe a data e a hora da visita (agendada ou já realizada)

Importante observar que após o preenchimento da Unidade, do Lead e do Tipo de visita, será exibido logo abaixo o menu seletor do tipo de atividade, os próximos 7 dias disponíveis para visita para facilitar a identificação de horários disponíveis:

Selecione o atendente que realizou ou realizará a visita

Caso a visita não seja agendada, você precisará selecionar um resultado para a mesma:

Selecione um dependente. Só aparecerão para seleção os dependentes cadastrados do lead escolhido.

Por fim, não se esqueça de registrar as anotações importantes no campo de anotações:

Importante ressaltar que a criação de uma atividade do tipo visita para um lead cria uma oportunidade vinculada àquele lead automaticamente.

E-mail

Depois de preencher os campos padrão das atividades, escolha o modelo de e-mail previamente cadastrado no Wakeme para envio.

O campo “e-mail” é automaticamente preenchido com o endereço de e-mail do lead selecionado e não pode ser editado

Depois de preencher os campos padrão das atividades, escolha o Modelo de SMS previamente cadastrado no Wakeme para envio. Nesse caso, a Unidade será preenchida automaticamente de acordo com a configuração do Modelo.

O campo Telefone é automaticamente preenchido com o número de telefone do lead selecionado e não pode ser editado.

2) Criando atividades na página “Todas atividades”

Clique no menu Atividades e em Todas as Atividades

Acima da lista de todas as atividades existentes, clique no botão Adicionar Atividade.

Um modal irá aparecer sobre a tela para a criação de uma atividade. O passo a passo para isso é igual ao do tópico 1 desta documentação.

3) Criando atividades dentro do registro de Leads

Com o registro de um lead aberto, clique em Criar atividade.

O passo a passo é o mesmo descrito no tópico 1, com a diferença que os campos Lead e Telefone já são preenchidos automaticamente com as informações do lead em questão e não podem ser editados. A atividade criada já fica vinculada ao lead.

As atividades criadas serão exibidas na linha do tempo de atividades do registro do Lead:

4) Criando atividades por dentro do menu de Oportunidades
Clicando em Oportunidades no menu lateral.

Você verá o ícone Adicionar atividade ao lado de cada oportunidade, independente da fase em que ela estiver localizada. Veja:

Clicando no ícone de Adicionar atividade, surgirá uma tela em que será possível configurar a atividade desejada. Nesta tela, você poderá optar por qual tipo de atividade irá realizar, veja abaixo os exemplos:

Telefonema:

Visita:

E-mail:

Sms:

5) Criando atividades dentro do registro de oportunidade

Dentro do registro da oportunidade, role pra baixo até a sessão Atividades.
Clique em Criar Atividade.

O passo a passo é o mesmo descrito no tópico 1, com a diferença que os campos “lead” e “telefone” já são preenchidos automaticamente com as informações do lead vinculado àquela oportunidade e não podem ser editados.

As atividades criadas serão exibidas dentro da sessão Atividades na Oportunidade: